Sastanak U Stilu Treniranja. Tajne Učinkovite Poslovne Komunikacije

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 15:46

Jednom sam, kao početnik šefa kadrovskog odjela u proizvodnji, s oduševljenjem čekao prvi sastanak uprave tvornice. Zamišljao sam koliko će menadžerski tim biti produktivan za dobrobit tima.

Moj podređeni, inspektor kadrovskog odjela, koji je ovdje radio gotovo 50 godina, nije dijelio moja sjajna očekivanja. “Nemojte se čuditi što će odjel osoblja biti okrivljen za sve probleme tvornice. Nemojte se uzrujati ovakvim stanjem stvari, vođe moraju ispustiti paru i pronaći krivce. A format sastanka bit će više poput čaršije nego organiziranog sastanka kolega koji trebaju donijeti zajedničku odluku."

Doista, sastanak me je pogodio nedostatkom konstruktivnosti. Svi su govorili praktički u isto vrijeme, ne čujući se i ne sjećajući se dnevnog reda. Kao rezultat toga, "goruća" pitanja ostala su neriješena, a sve je vrijeme potrošeno na raspravu o beznačajnim detaljima. Od tada je prošlo 10 godina, ali, prema riječima menadžera iz različitih tvrtki, slični se sastanci i dalje održavaju.

Što mogu preporučiti kao trener kako bi sastanci bili konstruktivni i učinkoviti? Razmotrite zahtjev i potražite najbolje prakse za njegovu provedbu. Prvo, analizirajte trebate li zaista održati sastanak ili možete učiniti s drugim formatom interne komunikacije?

Kada održati sastanak?

1. Postoji potreba za timskom raspravom o problemu ili zadatku

2. Potrebno je podijeliti važne informacije s timom i čuti mišljenja njegovih članova o ovom pitanju.

3. Želite prikupiti maksimalan broj ideja i stajališta o važnom pitanju

4. Postoji problem koji utječe na ciljeve većine vaših podređenih.

5. Znate li da bi se tim htio okupiti i zajednički riješiti neki problem, a u isto vrijeme raspodijeliti odgovornost za njegovu provedbu

Kada ne biste trebali održati sastanak?

1. Ima smisla koristiti druge komunikacijske alate bez smanjenja performansi

2. Zadatak je hitan / važan, a kašnjenje u rješavanju može biti preskupo

3. Pitanje je previše osobno da bi se moglo iznijeti na javnu raspravu

4. Nema dovoljno vremena za pripremu i vođenje sastanka

5. Sastanak želite koristiti kao alat za kažnjavanje nekoga od podređenih

Svih deset točaka može se sažeti u jednu rečenicu. Održavajte sastanak kada postoji potreba za timskim radom i nemojte održavati sastanak ako nema takve potrebe.

10 savjeta za učinkovite sastanke

Cilj. Sami odredite u koju svrhu trebate organizirati sastanak? Koje rezultate i u kojem obliku želite postići na kraju sastanka? Treba li donijeti odluke? Koje poteškoće mogu nastati i kako ih neutralizirati? U kojoj se mjeri ciljevi sudionika sastanka podudaraju / razlikuju? Jesu li mogući sukobi ciljeva? Što se pažljivije razradi prva faza, manji će otpor nastati tijekom sastanka

Sudionici. Sastav sudionika sastanka formira se ovisno o njegovim ciljevima. Pozovite one ljude koji mogu dati zaista važan doprinos u raspravi o pitanjima sastanka. Testirajte svoje motive za zapošljavanje radne skupine, pretvarate li sastanke u kazalište jednog glumca (sebe)? Je li doista ova postava produktivna? Vrijedno je stalno mijenjati sastav sudionika, formirajući ga pojedinačno za svaki sastanak. To će pomoći menadžeru da izbjegne rutinu i pozitivno utjecati na grupnu dinamiku

Format. Odaberite najbolji format sastanka ovisno o vašim zadacima. Ako trebate, na primjer

1) obavijestiti tim o inovacijama

Provedite „sastanak - informativna poruka“. Zadatak ovakvog sastanka je informirati sudionike što je više moguće o nadolazećim promjenama, cilj je smanjiti otpor. Dobar alat za pomoć vođi bila bi SWOT analiza.

2) postaviti zadatke i dodijeliti odgovornosti

"Nalog za sastanak". Vrlo strukturiran i jasan format, kontrola situacije, cilj je neovisno raspodijeliti odgovornost sudionika. To će smanjiti razinu usmjerenosti koja može ometati kvalitetno izvršavanje zadataka.

3) donijeti zajedničku odluku

Organizirajte "sastanak-pregovaranje" tijekom kojeg slušate stajališta svih sudionika. Strategija sastanka na kojoj svi dobivaju, uloga vođe je moderator. Alati ovog formata su brainstorming, anketa na više pozicija, anketa s karticama, shema analize problema itd.

Shema analize problema, T. Edmüller

4) kombinirati za rješavanje problema

Sastanak za medijaciju je optimalan format za takav sastanak. Vrlo je važno pronaći moderatora koji uživa autoritet tima. Vođa možda nije uvijek najbolji izbor. Mnogo je učinkovitije pozvati vanjskog stručnjaka (posrednika, trenera, konzultanta)

5) skupljati ideje

"Susret - brainstorming" bit će 100% najbolje rješenje u ovom slučaju. Glavna stvar u ovom formatu je slijediti pravila i algoritam brainstorminga. Također, održavajte atmosferu otvorenosti i lakoće, imajući na umu da kritika ubija učinkovitost takvih sastanaka

6) poboljšati kompetenciju

"Susret-učenje". Ovaj format omogućuje vođi da djeluje kao trener ili trener. Podijelite korisne informacije sa podređenima, razgovarajte o njima i planirajte kako ćete ih implementirati u svakodnevnu funkcionalnost. Dobar nalaz za menadžere bit će 30-minutni sastanci nekoliko puta tjedno / mjesečno, koje će oni organizirati posebno za razvoj podređenih. Jedna kompetencija - jedna razvojna tehnika - akcijski plan je grubi algoritam za takve sastanke

Mjesto. Gdje ćete se sastati sa svojim timom određuje svrha i format sastanka. Format obuke i "posredovalni sastanci" mogu zahtijevati prostorije različitih veličina i opreme. Razmislite o ovome unaprijed. Također je potrebno da se prisutni mogu vidjeti i moći uspostaviti kontakt očima s voditeljem sastanka

Plan. Vaš plan sastanka trebao bi biti u pisanom obliku. Zapravo, ovo je dnevni red koji uključuje sljedeće točke

- datum, vrijeme, mjesto

- svrha sastanka

- pitanja o kojima će se raspravljati

- željeni ishod sastanka i njegov oblik

- format

- inicijator i tko održava sastanak

- popis sudionika, uključujući i one pozvane izvana

Pošaljite plan sastanka sudionicima sastanka, možda će htjeti dodati svoja pitanja. Kako biste uštedjeli vrijeme, na jednom sastanku možete riješiti nekoliko problema

Pravila. Osnovna pravila za vođenje sastanaka postavlja tim i mogu se razlikovati od sastanka do sastanka. No postoje trajna pravila, poput poštivanja vremenskih rokova, dogovora o donositeljima odluka, ograničenja koja nameće politika tvrtke, sporazuma o upravljanju sukobima itd

Protokol. Ovo je svojevrsni sažetak sastanka koji opisuje sve njegove glavne točke. Priprema ga tajnik sastanka, na temelju bilješki napravljenih tijekom sastanka. Zapisnik potpisuju voditelj, tajnik sastanka, kao i ključni sudionici (oni navedeni u akcijskom planu). Kopija zapisnika šalje se svim sudionicima sastank

Vrijeme. Upravljanje vremenom jedan je od ključnih aspekata povećanja učinkovitosti. Sastanak uvijek započnite u dogovoreno vrijeme jer kasnije nećete moći postići točnost. Postavite vremenske okvire za sve točke u planu i pratite njihovu provedbu. Slijedite pravilo 60x20x20:

Potrošite 60% svog vremena na hitna / važna pitanja.

Ostavite 20% vremena nepredviđenim temama i iznenadnim hitnim pitanjima

Odvojite 20% vremena za tzv. društvene potrebe - pauze, ručak, razgovor itd.

Kraj. Da biste dobro završili sastanak, pregledajte timski rad. Zabilježite što je tim postigao, prođite kroz točke razvijenog plana, pobrinite se da svi prisutni razumiju i podrže planirano. Na kraju sastanka generirajte sažetu obavijest koja će biti poslana svim sudionicima sastanka, uključujući i one koji su odsutni. U njega unesite popis sudionika, glavna pitanja za raspravu, donesene odluke, akcijski plan i odgovorne za svaku od njegovih točaka, rokove, kontrolne točke, datum sljedećeg sastank

Kontrola. Nisu rijetke situacije kada sve završi sastankom. Za poduzimanje radnje potrebna vam je želja i motivacija, kao i kontrola nad provedbom odluka. Definirajte kontrolne točke i odgovorne za to izravno na sastank

Poteškoće u održavanju sastanaka

1. Sukob

Tijekom sastanaka često se javljaju konfliktne situacije. Ponekad se rasplamsaju toliko da se sastanak pretvori u tok međusobnih optužbi i osobnih napada. Što bi upravitelj trebao učiniti u ovom slučaju?

- Odgodite raspravu o kontroverznom pitanju i riješite je kasnije, u okviru ovog sastanka. Do tada će se strasti stišati, a sudionici će se moći konstruktivno izraziti.

- Prevedite rješenje problema u pojedinačni format i sastanite se sa sukobljenim stranama izvan glavne skupštine

- Riješite pitanje i pozovite ga da ga razmotri na sljedećem sastanku

- Ponudite kompromis

2. Komunikacijske preprek

Savjeti, prijetnje, kritike, prijekori, "dijagnoze" i označavanje, preporuke, naredbe, klišeji i uobičajene riječi mogu poslužiti kao prepreke sastanku. Komunikacijske barijere izazivaju otpor i antipatiju. Važno je da voditelj primijeti takve stvari i skrene pozornost članova radne skupine na njih. Kako biste uklonili prepreke u komunikaciji, stvorite dodatno radno pravilo u tom pogledu. Također sustavno poboljšati komunikacijsku sposobnost tima

3. Pogrešk

Nedostaci i pogreške u vođenju sastanaka mogu se primijetiti u bilo kojem poduzeću. Najtipičnije su:

- nepoštivanje postavljenih ciljeva

- nepoštivanje propisa

- nedostatak informacija za sudionike sastanka

- držanje zaposlenika u najproduktivnijem vremenu

- pritisak iz glave ili obrnuto, pasivnost i popustljivost

- nedjelovanje nakon sastanka

Vaši sastanci mogu postati vrijedan resurs za upravljanje ili crna rupa u kojoj se vrijeme otapa bez traga. Tvoj izbor.